Qu’est-ce que la gestion électronique des documents

Accueil » Entreprises
ordinateur

Présentée sous le sigle GED, la Gestion Électronique des Documents désigne l’ensemble des actions qui participent à la digitalisation en entreprise. Cette digitalisation porte sur les missions de traitement et de gestion des documents, que ce soit dans un cadre interne (entre collaborateurs et avec les supérieurs) ou externe (vis-à-vis des clients, fournisseurs, partenaires…).

Sous l’impulsion de la transformation numérique et de l’accélération des moyens de production de documents, les entreprises doivent s’adapter rapidement. La Gestion Électronique des Documents (GED) fait évoluer les pratiques de travail tout en améliorant significativement la productivité.

Il convient d’appréhender les multiples facettes de la Gestion Électronique des Documents, de ses applications concrètes et de ses conséquences.

Les enjeux de la transition numérique des documents en entreprise

L’ensemble des secteurs professionnels vivent une transformation digitale et numérique profonde. Cette forte augmentation des besoins nécessite des solutions professionnelles d’une qualité optimale. Les solutions technologiques sont mises en œuvre pour couvrir cet enjeu stratégique pour les entreprises.

Le fonctionnement de la Gestion Électronique des Documents (GED

Le système de gestion du patrimoine documentaire GED vient apporter un nombre important de fonctionnalités. Parmi les plus importantes, on peut noter :

- La collecte et la centralisation de l’ensemble des données et des documents d’une entreprise.

- La mise en place d’accès aux documents pour les salariés d’une entreprise

- En complément du point précédent, la Gestion Électronique des Documents (GED) facilite la mise en œuvre d’espaces de travail collaboratifs.

- La création de procédures pour collecter, stocker, produire les documents en fonction des métiers d’une entreprise.

- Mise en place de processus automatisés de workflow permettant  aux entreprises de formaliser, d’uniformiser et d’accélérer le traitement des documents.

Les dirigeants d’une entreprise peuvent, en toute facilité, concevoir des indicateurs de performance. Cette évaluation de l’activité permet de produire des modifications et des solutions d’amélioration. Par ailleurs, les personnes en charge de la GED peuvent suivre, de manière instantanée, les évolutions de la gestion des documents dans l’entreprise. La mise en place d’une Gestion Électronique des Documents (GED) facilite la prise des décisions en apportant davantage d’informations disponibles.

La Gestion Électronique des Documents (GED) en entreprise

La Gestion Électronique des Documents (GED) se traduit par la mise en place d’une solution numérique au sein d’une entreprise. Le procédé de la GED est, en règle générale, associé au module SAE (Système d’Archivage Électronique). Ce module augmente les exigences de sécurité pour les missions ci-dessus et s’accompagne d’un gestionnaire qui administre l’espace.

La Gestion Électronique des Documents (GED) peut également être mise en lien avec des logiciels dits ERP (Enterprise Ressource Planning) ou SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines), dont l’objectif est de fluidifier la gestion des processus de manière intégrée.

La GED favorise la productivité

Si la Gestion Électronique des Documents (GED) apparaît comme aussi intéressante, cela réside également dans son potentiel de productivité. En optimisant le temps passé à la gestion des documents, les salariés peuvent travailler sur d’autres missions.

Dans un monde marqué par une concurrence de plus en plus intense entre les acteurs économiques, les gains de productivité sont loin d’être négligeables. Au-delà des enjeux de sécurisation et de mise en conformité avec la loi, la Gestion Électronique des Documents est avant tout un avantage compétitif. Par ailleurs, la maîtrise du numérique offre un surcroît de crédibilité auprès de la clientèle.

Les évolutions législatives facilitant la mise en place d’une GED

Depuis le début des années 2000, les entreprises françaises ont connu un certain nombre d’évolutions des règlements dans le domaine de la gestion des documents.

Parmi les évolutions les plus importantes, nous pouvons souligner :

- La loi de mars 2000 qui considère que les documents numériques sont aussi fiables que les documents en format papier. Un document n’est plus nécessairement un ensemble d’informations présentes sur format papier. Cela peut être désormais un fichier numérique, un document audio.

- L’article 1367 du Code Civil encadre la valeur probatoire de la signature. Cet article est complété par une disposition de l’Union Européenne avec le règlement n°910/2014/UE4.

- La loi El Khomri qui incite les entreprises, depuis le 1er janvier 2017, à généraliser les fiches de paie en format numérique.

- La loi Macron qui contraint les entreprises à dématérialiser leurs factures lorsque le client est un organisme public. Cette dématérialisation est progressive et sera obligatoire pour toutes les entreprises à partir du 1er janvier 2020.

Ces évolutions réglementaires accompagnent le processus de gestion numérique des documents. Afin de s’adapter aux changements, aux modifications des règles des marchés publics ou sur les volets sociaux, les entreprises doivent entreprendre un travail de mise en conformité.

Les exigences et les garanties de la Gestion Électronique des Documents (GED)

Les prestations en matière de gestion numérique des documents des entreprises se sont structurées. Les professionnels voient apparaître de nouvelles exigences et de nouvelles normes sur ce secteur.Certaines entreprises sont désormais expertes dans le domaine de la GED. Elles peuvent apporter un accompagnement personnalisé et efficace pour mettre en place une gestion numérique des documents en entreprise.

Avant de choisir un prestataire, il est essentiel de lui demander ses références, ses certifications et les labels détenus. La mise en place d’un système de Gestion Électronique des Documents (GED) est un réel investissement et une mission qui nécessite un suivi attentif.

Par ailleurs, lorsque la solution de GED sera mise en place, l’entreprise doit organiser son équipe pour définir les salariés qui vont administrer l’espace. Cette administration peut être déléguée au prestataire qui a installé la solution. Dans l’ensemble des cas, l’administrateur doit être clairement identifié.

En définitive, la Gestion Électronique des Documents (GED) dispose de plusieurs atouts fondamentaux :

- Elle assure une sécurité maximale sur les documents.

- Elle assure l’accès aux documents mis à jour.

- Elle favorise le travail collaboratif entre les services d’une entreprise.

- Elle s’adapte aux spécificités de certaines métiers comme le pôle comptabilité, les services de santé ou encore la direction des ressources humaines.

- Elle augmente la productivité des salariés en réduisant le temps de recherche des documents.

- Elle permet de réduire les coûts de traitement grâce à l’automatisation des tâches récurrentes.

- Elle gère le parcours de vie d’un document, durant les phases d’utilisation jusqu’à son archivage.

Présentation de l’entreprise Locarchives

 

LOCARCHIVES est une entreprise française spécialisée dans la gestion du patrimoine documentaire des entreprises et structures publiques. Nous proposons des solutions adaptées à chaque contexte pour améliorer la Gestion Électronique des Documents (GED). Nos conseillers sont à votre écoute pour vous apporter toute la documentation nécessaire sur la numérisation, l’archivage et le stockage des documents.

Dans la même catégorie